Sammanfattning av ansvar för cafégruppen
Som caféansvariga har vi följande ansvarsområden:
- Driva caféet under den period som tillhör sin grupp.
- Schemalägga passen.
- Skicka ut information om passen, schemat och annan relevant information till alla i gruppen. Alla info kommer ligger på hemsidan, så det är bara skicka ut länken.
- Samarbetar med Lena/Kansliet för att hämta och/eller bära in inköpta varor.
- Ge stöd till de som har sitt pass.
Information till de som ska göra sitt pass
På hemsidan, ofslk.se -> medlemsinformation -> GB Cafè, finns all information samlad som behövs för att genomföra ett pass, inklusive bemanningsschema och lathund. En utskriven lathund finns också i en pärm som ligger under bänken i caféet.
När schemat är färdigt ska länken till GB Cafè-sidan skickas ut till alla berörda.
Schemaläggning av bemanningsschema
-> Gör det direkt i bemanningsschemat som ligger på hemsidan.
- Passfördelning: Samtliga aktiva åkare får ett pass. Om en åkare är registrerad i två grupper, exempelvis Freeski och Alpint, tilldelas endast ett pass. Kolla jullov schema där det är fri bokning av passet ifallet vissa har redan haft ett pass. Dubbelkolla dock att inga missats i din grupp.
- Undantag: Med hänsyn till engagemanget i klubben tilldelas inte pass till åkare vars vårdnadshavare är engagerade i övriga roller: dessa är tränaren och styrelsen. Övriga åkare tilldelas pass enligt schemat.
- Google-dokument: Schemat kommer att vara tillgängligt som ett Google-dokument via hemsidan.
När säsongen är igång blir det åkarens ansvar att se till att passet täcks. Vi strävar efter att färdigställa ett säsongsschema i god tid, så att eventuella korrigeringar kan göras innan schemat fastställs.
Varuinköp
Kansliet har ansvarar för att det finns tillräckligt med varor till försäljning.
Vi behöver samarbeta kring leverans och inbärning, då detta inte är Lenas ansvar.
- Beställning: Lena kommer att sköta beställningarna. Varor beställs från Svensk Cater (SC). Vid beställningar över 2500 kr kan leverans ske till dörren. Levererade varor lämnas på trottoaren utanför caféet, och vi måste se till att de bärs in i god tid. Leveransen kan ske när som helst, och SC kontaktar det registrerade telefonnumret vid leverans. Det rekommenderas att ni registrerar ert nummer hos SC för att ta emot samtalen.
- Hämtning: Det kan vara enklare att hämta varor själv från SC, vilket ger mer flexibilitet. Diskutera med Lena/Kansliet för att hitta den bästa lösningen under er ansvarstid.
- Kontroll: Vid leverans ska följesedeln kontrolleras och avvikelser noteras. Följesedeln lämnas i en pärm under disken för Lena att jämföra med fakturan.
